PLANEACION

PLANEACIÓN
CONCEPTO DE PLANEACIÓN
Agustín Reyes Ponce
La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempo y números necesarios para su realización.
José Antonio Fernández Arena
Es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define el problema, se analizan las experiencias pasadas y se esbozan planes y programas.
ELEMENTOS DEL CONCEPTO DE PLANEACIÓN
* Objetivo. El aspecto fundamental al planear es determinar los resultados.
* Cursos alternos de acción. Al planear es necesario determinar diversos caminos, formas de acción y estrategias, para conseguir los objetivos.
* Elección. La planeación implica la determinación, el análisis y la selección de la decisión más adecuada.
* Futuro. La planeación trata de prever situaciones futuras y de anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras.
Con estos elementos es posible definir a la planeación como:
“La determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro”.
IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN
Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos.
Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro.
Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito.
Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar las cosas.
Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismos.
Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.
La moral se eleva sustancialmente, ya que todos los miembros de la empresa conocen hacia donde se dirigen sus esfuerzos.
Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la empresa
CARACTERÍSTICAS DE LA PLANEACIÓN
Las características más importantes de la planeación se muestran en el siguiente esquema:
VENTAJAS DE LA PLANEACIÓN
o Requiere actividades con orden y propósito:
Se enfocan todas las actividades hacia los resultados deseados y se logra una secuencia efectiva de los esfuerzos. Se minimiza el trabajo no productivo. Se destaca la utilidad del logro. La diferencia es la utilidad del logro. La planeación distingue entre la acción y el logro.
o Señala la necesidad de cambios futuros:
La planeación ayuda al gerente a visualizar las futuras posibilidades y a avaluar los campos clave para posible participación.
o Contesta a las preguntas "y qué paso sí…":
Tales preguntas permiten al que hace la planeación ver, a través de una complejidad de variables que afectan a la acción que desea emprender.
o Proporciona una base para el control:
Por medio de la planeación, se determinan las fechas críticas desde el principio y se fijan la terminación de cada actividad y las normas de desempeño, estas sirven de base de control.
o Ayuda al gerente a obtener status:
La planeación adecuada ayuda al gerente a proporcionar un a dirección confiada y agresiva, capacita al gerente a tener a la mano todo lo necesario evitando que se diluyan o se anulen sus esfuerzos.
DESVENTAJAS DE LA PLANEACIÓN
o La planeación esta limitada por la exactitud de la información y de los hechos futuros.
o La planeación cuesta mucho: Algunos argumentan que el costo de la planeación excede a su contribución real
o La planeación tiene barreras psicológicas: Una barrera usual es que las personas tienen más en cuenta el presente que el futuro.
o La planeación ahoga la iniciativa: Algunos creen que la planeación obliga a los gerentes a una forma rígida de ejecutar su trabajo.
o La planeación demora las acciones: Las emergencias y apariciones súbitas de situaciones desusadas demandan decisiones al momento.
o La planeación tiene limitado valor práctico: Algunos afirman que la planeación no sólo es demasiado teórica, sino que son más prácticos otros medios.
PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
Los principios en la planeación son muy importantes para poder aplicar cada uno de los elementos que la forman. Un principio es una proposición que se formula para que sirva de guía a la acción.
Aunque no hay dos empresas que sean idénticas, hay ciertos principios comunes a todas ellas. Sin embargo, su aplicación tiene que variar por necesidad, para ajustarlos a las circunstancias individuales.
o Principio de la universalidad.
La planeación debe comprender suficiente cantidad de factores como tiempo, personal, materia, presupuesto etc. de tal manera que al desarrollar el plan sea suficiente.
o Principio de racionalidad.
Todos y cada uno de los planes deben estar fundamentados lógicamente, deben contener unos objetivos que puedan lograrse y también los recursos necesarios para lograrlos.
o El principio de la precisión.
"Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la mayor precisión posible, porque van a regir acciones concretas." Cuando carecemos de planes precisos, cualquier negocio no es propiamente tal, sino un juego de azar, una aventura, ya que, mientras el fin buscado sea impreciso, los medios que coordinemos serán necesariamente ineficaces, parcial o totalmente.
o El principio de la flexibilidad.
"Dentro de la precisión –establecida en el principio anterior- todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en éste, ya en razón de la parte imprevisible, ya de las circunstancias que hayan variado después de la previsión."
o El principio de la unidad.
"Los planes deben ser de tal naturaleza, que pueda decirse que existe uno sólo para cada función; y todos los que se aplican en la empresa deben estar, de tal modo coordinados e integrados, que en realidad pueda decirse que existe un solo plan general". Es evidente que mientras haya planes inconexos para cada función, habrá contradicción, dudas, etc. Por ello, los diversos planes que se aplican en uno de los departamentos básicos: Producción, ventas, finanzas y contabilidad, personal, etc., deben coordinarse en tal forma, que en un mismo plan puedan encontrarse todas las normas de acción aplicables.
o El principio de factibilidad.
Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeación debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el medio ambiente.
o El principio de compromiso.
La planeación debe comprender un periodo en el futuro, necesario para prevenir, mediante una serie de acciones, el cumplimiento de los compromisos involucrados en una decisión. Este principio indica que la planeación a largo plazo es la más conveniente porque asegura que los compromisos de la empresa encajen en el futuro, quedando tiempo para adaptar mejor sus objetivos y políticas a las tendencias descubiertas, a los cambios imprevistos.
o Principio de factor limitante.
En la planeación se hace necesario que los administradores sean lo suficientemente habilitados para detectar los factores que puedan llegar a limitar o a frenar el alcance de los objetivos perseguidos por la empresa. En este principio se resalta la importancia de la objetividad en el momento de tener que escoger entre diferentes cursos de acción o diversas alternativas para llegar a un fin.
o Principio de inherencia.
La programación es necesaria en cualquier organización humana y es propia de la administración. El estado debe planificar la forma de alcanzar sus objetivos, fijando siempre metas mediatas o inmediatas. Planificar conduce a la eficiencia y otorga la posibilidad de ofrecer respuestas oportunas a los cambios sociales.
PROCESO DE PLANEACIÓN
MISIÓN; es el primer componente de la administración estratégica, es una descripción o afirmación del ¿por qué? una empresa esta en operación, lo cual proporciona el marco de referencias, o del contexto del cual se formulan las estrategias.
Tres elementos principales
1. La razón de ser una compañía u organización, es la razón de su existencia.
2. Declaración de los valores o estándares orientadores claves que impulsarán, moldearán las acciones y el comportamiento de los empleados.
3. Declaración de las principales metas y objetivos.
VISIÓN; Declaración formal de lo que la empresa intenta lograr en el mediano a largo plazo, su objetivo es proporcionar una plataforma para pensar en forma estratégica, en estas declaraciones los gerentes expresan un estado futuro deseado.
MISIÓN; Como primer paso en el proceso de formulación de la misión es llegar a una definición del negocio de la organización, en esencia es responder a ¿cuál es nuestro negocio?, ¿cuál será?, ¿cuál debe ser?.
VALORES; Estos definen la manera en que los gerentes y empleados deben conducirse, en que deben hacer negocio, y el tipo de organización que deben de construir para ayudarle a una empresa a alcanzar su misión. Los valores constituyen el fundamento de la cultura organizacional la cuál representa una ventaja competitiva.
OBJETIVOS GENERALES
Los objetivos dentro de una administración estratégica deberán implicar factores filosóficos así como factores administrativos. En base a ellos la empresa podrá gestionar, lo que luego se traducirá en rentabilidad. Los objetivos son los resultados previamente establecidos es lo que la empresa quiere alcanzar por lo tanto cuando una empresa es regida por sus objetivos se dice que tiene una administración objetiva
CARACTERÍSTICAS DE LOS OBJETIVOS
Los objetivos deben servir a la empresa; por lo tanto deben reunir ciertas características que reflejan su utilidad.
Los objetivos deben reunir alguna de estas características:
1. Claridad: un objetivo debe estar claramente definido, de tal forma que no revista ninguna duda en aquellos que son responsables de participaren su logro.
2. Flexibilidad: los objetivos deben ser lo suficientemente flexibles para ser modificados cuando las circunstancias lo requieran. Dicho de otro modo, deben ser flexibles par aprovechar las condiciones del entorno.
3. Medible o mesurable: los objetivos deben ser medibles en un horizonte de tiempo para poder determinar con precisión y objetividad su cumplimiento.
4. Realista: los objetivos deben ser factibles de lograrse.
5. Coherente: un objetivo debe definirse teniendo en cuenta que éste debe servir a la empresa. Los objetivos por áreas funcionales deben ser coherentes entre sÍ, es decir no deben contradecirse.
6. Motivador: los objetivos deben definirse de tal forma que se constituyan en elemento motivador, en un reto para las personas responsables de su cumplimiento.
Además de esto deben ser deseables y confiables por los miembros de la organización, elaborarse con la participación del personal de la empresa (administración por objetivos).
Para finalizar podemos definir a los objetivos como el resultado que espera lograr la empresa o institución al finalizar un determinado proceso de planificación.
TIPOS DE OBJETIVOS
De acuerdo con la naturaleza de la organización podemos identificar:
· objetivos con o sin ánimo de lucro.
Según el alcance en el tiempo podemos definir:
· los objetivos en generales o largo plazo, son llamados también los objetivos estratégicos en una empresa. Estos objetivos se hacen en un periodo de 5 años y mínimo tres años.

Los objetivos estratégicos sirven para definir el futuro del negocio
· el táctico o mediano plazo, y el operacional o corto plazo
ESTRATEGIAS
Son cursos de acción general o alternativas, que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones ventajosas. Un área clave de resultados es una actividad básica dentro de una empresa, que está relacionada con el desarrollo total de la misma.
Lineamientos:
Asegurarse de que sean consistentes y contribuyan al logro de los objetivos.
Determinadas con claridad
No confundir las estrategias con las tácticas, ya que éstas últimas combinan la acción con los medios para alcanzar el objetivo.
Considerar las experiencias pasadas para su establecimiento; esto permitirá sugerir un mayor número de cursos de acción.
Analizar las consecuencias que pudieran presentarse al momento de aplicarlas
Al establecerlas, auxiliarse de técnicas de investigación y de planeación
Características:
Se avienen al concepto tradicional militar, al incluir consideraciones competitivas
Su vigencia está estrechamente vinculada a la del objetivo u objetivos para los que
fueron diseñadas; una vez alcanzados, a la par del establecimiento de unos nuevos, es necesario formular nuevas estrategias.
Debido a la dinámica del medio ambiente, una estrategia que en su momento fue útil, puede ser, en otro tiempo, la menos indicada para lograr el mismo objetivo.
Para cada área clave es necesario establecer una estrategia específica. Es decir, que una estrategia establecida para un área clave, por ejemplo: productividad, no podrá aplicarse para penetración de mercado.
Se establecen en los niveles jerárquicos más altos.
POLÍTICAS
Son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organización.
Las políticas son imprescindibles para el éxito del plan debido a que:
Facilitan la delegación de autoridad
Motivan y estimulan al personal, al dejar a su libre albedrío ciertas decisiones.
Evitan pérdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas innecesarias que pueden hacer sus subordinados
Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas actividades.
Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa
Proporcionan estabilidad y uniformidad en las decisiones
Indican al personal como debe actuar en sus operaciones
Facilitan la inducción del nuevo personal
Lineamientos:
Establecerse por escrito para darles validez
Redactarse claramente y con precisión
Darse a conocer en todos los niveles donde se vas a interpretar y aplicar
Coordinarse con las demás políticas
Revisarse periódicamente
Ser razonable y aplicable a la práctica
Estar acorde con los objetivos de la empresa
Debe ser estable en su formulación
Ser flexible
PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos son planes que establecen un método obligatorio para manejar actividades futuras. Son guías para la acción, más que para el pensamiento, y describen la manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades. Son secuencias cronológicas de acciones requeridas.
Al igual que otros tipos de planes, los procedimientos tienen una jerarquía. Así, en una empresa típica es posible encontrar un manual denominado "práctica estándar de la corporación", que describe procedimientos para la corporación en su totalidad; un manual denominado "estándar de división", y conjuntos especiales de procedimientos para un departamento, una sucursal, una sección o una unidad.
REGLAS
Las reglas describen la acción o no acción requerida y específica, y no permiten discreción. En general, constituyen el tipo más sencillo de plan.
Las reglas se diferencian de los procedimientos en que guían la acción sin especificar una secuencia temporal. De hecho, un procedimiento podría considerarse como una serie de reglas.
Sin embargo, puede ser que una regla sea o no parte de un procedimiento. Por ejemplo, "No fumar" es una regla que no está relacionada con ningún procedimiento, pero un procedimiento que gobierna el manejo de pedidos puede incorporar la regla de que todos los pedidos deben confirmarse el día en que se reciban. Esta regla no permite ninguna desviación de un curso estipulado de acción y tampoco interfiere con el resto del procedimiento para manejar pedidos.
PROGRAMAS
Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.
La importancia de los programas es que:
Suministran información e indican el estado de avance de las actividades
Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control
Identifica a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un
programa para cada centro de responsabilidad
Determinan los recursos que necesitan
Disminuyen los costos
Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizarse específicamente
Determinan el tiempo de iniciación terminación de actividades
Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias
Evitan la duplicidad de esfuerzos
Lineamientos:
La determinación de los recursos y el periodo para completarlo, deben estar relacionados con las posibilidades de la empresa
La aprobación del desarrollo y ejecución del programa, debe comunicarse a todos aquellos que estén involucrados en el mismo
Deben ser factibles
Evitar que los programas se contrapongan entre sí
Deben establecerse por escrito, graficarse y ser precisos y de fácil comprensión
El programa debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que se presenten, así mismo, debe considerarse las consecuencias que operarán en el futuro.
Deben participar en su formulación: tanto el responsable del programa, como aquellos que intervendrán en la ejecución.
PRESUPUESTOS
Es un esquema escrito de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresado en términos económicos (monetarios), junto con la comprobación subsiguiente de las realizaciones de dicho plan.
Características:
Es un esquema, pues, se elabora en un documento formal, ordenado sistemáticamente
Está expresado en términos cuantitativos
Es general porque debe establecerse para toda la empresa
Es específico porque puede referirse a cada una de las áreas de la organización
Es diseñado para un periodo determinado
PARTES DEL PROCESO DE PLANEACIÓN
El orden en que a continuación se dan las partes de la planeación, no representa el orden en que se deben llevar a cabo. Recordando que las partes de un plan y las fases de un proceso de planeación al cual pertenecen, deben actuar entre sí.
PASOS DE LA PLANEACIÓN
1. Detección de la oportunidad de acuerdo con:
El mercado
La competencia
Lo que desean los clientes
Nuestras fuerzas
Nuestras debilidades
2. Establecimiento de objetivos y metas:
Donde se desea estar, que se quiere lograr y cuando.
3. Consideración de las premisas de planeación:
En que ambiente (interno o externo) operarán nuestros planes.
4. Identificación alternativas:
Cuales son las alternativas más prometedoras para alcanzar nuestros objetivos.
5. Comparación de alternativas:
Que alternativa proporcionará la mejor posibilidad de cumplir las metas con el costo más bajo y las mayores utilidades.
6. Elección de una alternativa:
Selección del curso de acción a seguir.
7. Elaboración de planes de apoyo, como los planes para:
Comprar equipo
Comprar materiales
Contratar trabajadores
Desarrollar un nuevo producto
8. Expresión numérica de los planes mediante la elaboración de
presupuestos tales como:
Volumen y precio de ventas
Gastos de operación necesarios para los planes
Gastos para equipos de capital.
1. CONCIENCIA DE OPORTUNIDADES
No es estrictamente parte del proceso de planeación, advertir una oportunidad, es el punto inicial real de la planeación, "Se debe conocer la posición en la que nos encontraremos a la luz de los puntos fuertes y las debilidades, comprender porque se desea reducir la incertidumbre y saber cuales son las expectativas de ganancias. La fijación de objetivos realista depende de este conocimiento, la planeación exige un diagnóstico realista de la situación de las oportunidades".
2. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
Consiste en establecer objetivos para la empresa en general y luego para cada área de esta, realizando lo anterior para el corto y largo plazo. Los objetivos explican los resultados esperados, señalan los pasos a seguir así como su prioridad, y que se debe lograr con las estrategias, políticas, procedimientos, reglas, presupuestos y programas con los que se cuenta.
Los objetivos de la empresa determinan la dirección de los planes principales y definen los objetivos de cada departamento que a su vez controlan los departamentos subordinados y así sucesivamente, reflejando la jerarquía organizacional.
3. CONSIDERACIÓN O DESARROLLO DE PREMISAS
Premisas son suposiciones sobre el ambiente en el que el plan ha de ejecutarse, de hecho el principio básico de las premisas de planeación es "cuanto mayor sea el número de personas encargadas de la planeación que entiendan y estén de acuerdo en utilizar las premisas congruentes del proceso, tanto más coordinada será la planeación de la empresa".
4. DETERMINACIÓN DE CURSOS ALTERNATIVOS DE ACCIÓN
Consiste en buscar y examinar cursos alternativos de acción, especialmente los que no son muy evidentes, ya que en muchas ocasiones la alternativa razonable que no es muy obvia puede ser la mejor. El problema no radica en encontrar alternativas sino en reducir su número para analizar las más prometedoras.
5. EVALUACIÓN DE CURSOS ALTERNATIVOS DE ACCIÓN
Después de buscar los cursos alternativos y examinar sus fortalezas y debilidades, el siguiente paso es evaluarlos mediante una comparación entre estos y las metas antes fijadas. Ya que existe gran cantidad de cursos para todas las situaciones y son muchas las variables que se deben analizar, en este paso de la planeación la investigación de operaciones y las técnicas matemáticas y de computación tienen su principal aplicación en la administración.
6. SELECCIÓN DE UN CURSO DE ACCIÓN
En este paso se adopta el plan de punto real de la toma de decisiones, ya que el administrador debe decidir si seguir varios cursos en lugar del mejor.
7. FORMACIÓN DE PLANES DERIVADOS
Se aconseja este séptimo paso ya que muchas veces cuando se toma una decisión, la planeación está completa, por tal motivo se necesitan planes derivados para respaldar el plan básico.
8. EXPRESIÓN NUMÉRICA DE LOS PLANES A TRAVÉS DEL PRESUPUESTO
En este paso se le da significado a la toma de decisiones y al establecimiento del plan, mediante una expresión numérica convirtiéndolos en presupuestos. Los presupuestos globales de una empresa son la suma total de los ingresos y los gastos, con las utilidades, presupuestos de las principales partidas del balance general (efectivo y gastos de capital). Si los presupuestos son bien elaborados sirven de medio para sumar los diversos planes y fijar estándares importantes contra los que se pueda medir el avance de la planeación.